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Cómo enviar una nota de prensa

A la hora de enviar una nota de prensa es importante saber cómo se debe realizar, de manera que esquives resultados negativos. Cuando una agencia de comunicación escribe un comunicado, debe evitar el envío masivo a todos los periodistas que conoce. Lo correcto, es analizar detenidamente a quién le puede interesar determinada información, si será o no relevante para él, etc. Hace diez años, cuando llegué por primera vez a este mundillo, me encontré con que se copiaban listados enteros de emails que estaban en un excel, y se pegaban en la caja de copia oculta (CCO) del correo. ¡Y alegría! Así pasaba…

Estábamos ante una base de datos sin depurar, que generaba decenas de correos devueltos, o bien otros tantos emails solicitando que, por favor, dejáramos de enviar noticias que no le interesaban lo más mínimo. Un desastre, más aún cuando el mandamás del equipo decía que no se borraran dichos correos “porque no fuera a ser que otra nota sí le interese…” Lo raro es que no acabáramos con una denuncia formal por SPAM y envíos comerciales… Algunos textos eran para verlos.

Dependiendo de la agencia en la que te encuentres, puede que estés usando un CRM muy molón, que te permite filtrar, en función de cierta información que has ido introduciendo. Muchos consideran que esta automatización es el camino. Para mí es un error. Esto ha cambiado hace mucho y hay que enviar el menor número posible de notas de prensa, y mucho menos de forma masiva (salvo que vayas a presentar el iPhone).

Lo que realmente funciona es conocer a los periodistas y a los medios de comunicación por dentro. Tener una relación personal y constante con ellos y dejar de enviar notas de prensa, con un texto copiado y para todo el mundo lo mismo. Lo creáis o no, cada vez que escribo a un periodista le escribo un texto completamente personalizado. Porque se que Pepito sólo tiene espacio para breves últimamente, y le adapto el comunicado. Porque se que Juanita está fuera, y sólo podrá hacer una entrevista vía cuestionario. Porque se que Pedrito ha publicado algo similar hace muy poco y le va a resultar reiterativo.

Claves del envío de la nota de prensa

Por ello, es importante que los gabinetes de prensa sigan las siguientes pautas para conseguir los mejores resultados posibles.

En primer lugar, hay que segmentar. Es vital hacer primero una selección de los medios  de comunicación y los periodistas a los que enviar la nota de prensa. En una base de datos de una agencia de comunicación hay miles de periodistas, y no a todos les interesa la misma información. En ese momento hay que ponerse en el lugar del otro para poder determinar si es una información relevante para ellos, si procede o no enviársela… porque puede haber sobre saturación de información, y se podría perder la confianza del periodista, perder credibilidad, perjudicar la imagen de marca de la empresa, etc. Si, por ejemplo, la nota de prensa es sobre un videojuego, no tiene ningún sentido enviárselo a la sección de salud o de política. Debe ser un envío muy segmentado, con periodistas tecnológicos, y medios especializados. Es la única manera de que tenga repercusión y sea una información de interés.

Se que muchos estaréis pensando que el párrafo anterior es una obviedad. Pues todavía tengo que explicar esto a algunas empresas, así que no os creáis que todo el mundo lo tiene igual de claro. De hecho, esto es sólo un primer paso. Tras filtrar, siempre hay que escribir y contactar en modo personalizado. Siempre. Quizás escribas a veinte personas, en lugar de enviar a chorrocientos correos. Pero luego verás los datos y comprenderás que es más rentable para tu organización, y que el ratio de publicación es mucho mayor. No sólo porcentualmente. También cuantitativamente.

Por otro lado, es importante personalizar esos envíos. Si ya llevas unos años en un gabinete de prensa, y conoces bien a un periodista, o tienes una relación de amistad con alguno, es mejor dedicar unos minutos a que el envío sea lo más personal posible, y no un envío masivo. Después de años y años relacionándote con periodistas, probablemente tengas amistad con alguno, buena relación con muchos… no tiene sentido que le envíes lo mismo que al resto, porque pierde interés y no le prestará la misma atención, por lo que, es importante, al menos, escribir un párrafo introductorio.

¿Y después de enviar una nota de prensa personalizada?

El tema del seguimiento debe ser puntual. Hay que olvidarse de hacer refuerzos de notas de prensa. Esa llamada en la que cuentas lo mismo que hay en el mail “para ver si ha llegado bien” debe terminar. Me estoy riendo yo mismo de las excusas que he llegado a escuchar únicamente para molestar al periodista y para que eche un ojo a tu texto. Lo de “saber si ha llegado bien” se sigue usando. Os lo prometo.

Los mails llegan, y si la información es interesante, se publicará. Es posible realizar un par de llamadas de cortesía con algún periodista que conozcas (que conozcas bien, personalmente), para comentar el tema más en profundidad, o porque sepas que será un tema de interés que necesite alguna explicación adicional. Pero esto debe ser una excepción, es decir, que solo se haga en casos en los que creas que puede ser interesante, y solo a un par de periodistas con los que tengas relación. Molestar a un periodista para preguntarle “si le ha llegado bien la nota” ahuyenta más que otra cosa. Hay que pensar que ese periodista recibe muchísimas notas de prensa cada día, y si todo el mundo le llama para reforzar, terminará cansado, y con pocas ganas de publicar nada que tenga que ver con el que le esté llamando.

Datos tras enviar una nota de prensa a periodistas que conoces

Último caso. Reciente. De esta misma semana. Hemos colaborado para un evento de emprendedores, en el que hemos enviado 26 correos electrónicos con una nota de prensa. Recordar que los comunicados que envío no son lo que envían otras agencias. Son algo personalizado, concreto. Dirigido a una persona, no a la humanidad. Colocando el tema en el hueco que al periodista se que le encaja. Porque le conozco. Bien es cierto que esto no lo puede hacer todo el mundo, pero he ahí el valor de un gabinete de prensa de calidad.

  • De los 26 correos, hemos conseguido publicación directa en catorce medios de comunicación diferentes.
  • Hemos cerrado seis entrevistas más para fechas próximas.
  • 76% de ratio de publicación, sin enviar a 756 millones de contactos.
  • Veinte apariciones de un evento que no era, ni mucho menos, la presentación del iPhone (en medios nacionales todas ellas).

Conclusión

Las notas de prensa funcionan si las adaptas y si conoces la situación del periodista que la va a recibir. Si no, estás matando moscas a cañonazos. Un refrán muy utilizado pero que, en este caso, es el más acertado.

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